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Preguntas Frecuentes

Preguntas Frecuentes sobre ECOSMA

¿Qué es eCosma?

ECosma es un Sistema de notificación electrónico implementado por la Saudi Food and Drug Authority (SFDA) para regular la fabricación, importación y comercialización de productos cosméticos.

¿Qué es la notificación eCosma?

El Sistema eCosma está divido en muchas secciones. Éstas son autorización, licencia de fabricación doméstica, licencia de almacén y notificación de producto con excepción de la emisión del certificado GMP para fabricantes locales. El primer paso en el proceso de notificación eCosma es la creación de una cuenta de usuario y la solicitud de la licencia. Una vez que se ha completado este paso y se ha obtenido la información necesaria, el usuario puede comenzar el proceso de notificación de productos cosméticos a través del sistema eCosma.

¿Hay alguna circular oficial que mencione la obligatoriedad del plan de notificación eCosma?

Sí, el lanzamiento oficial de eCosma y el plan de notificación obligatoria ha sido publicado a través de una circular emitida por la SFDA (Circular número 6395 con fecha 17 de diciembre de 2014).

¿Cuál es el propósito del proceso de notificación eCosma?

El propósito del proceso de notificación eCosma es establecer la trazabilidad de los productos cosméticos que entran en el mercado saudí durante el control del mercado llevado a cabo por la SFDA.

¿Cuándo se implementará el proceso de notificación eCosma?

eCosma comenzó oficialmente el 1 de abril de 2015 y será aplicado gradualmente de acuerdo con el plan de implementación de la notificación, tal como se detalla en la Circular número 6395 con fecha 17 de diciembre de 2014.

¿Es este proceso de notificación obligatorio?

Sí, es obligatorio y debe ser de acuerdo al plan de implementación de la notificación. Para aquellos productos que necesiten ser notificados de acuerdo al plan de implementación, se necesitarán los números de referencia de la notificación para obtener el Certificado de Conformidad para la importación de dichos productos a Arabia Saudí.

¿Quién es responsable del proceso de notificación?

El proceso eCosma debe ser comenzado obligatoriamente por los importadores/distribuidores locales. La página web es: https://ecosma.sfda.gov.sa

¿Cuáles son los pasos a seguir en el proceso de notificación?

  • Paso 1: Apertura de la cuenta por una empresa local saudí (importador, distribuidor…)
  • Paso 2: Solicitud de licencia de almacén del importador/distribuidor (emitido por la SFDA tras la inspección de la instalación)
  • Paso 3: Notificación de producto el cual debe ser comenzada por los importadores/distribuidores (sin embargo, es posible crear una sub-cuenta por el importador/distribuidor para delegar este paso al exportador/fabricante o a Intertek)

¿Es necesario el Certificado de Conformidad incluso cuando los productos están sujetos al proceso de notificación eCosma?

El CoC se mantiene obligatorio para cada envío de productos cosméticos, independientemente de que éstos estén sujetos al proceso de notificación eCosma.

¿El eCosma reemplaza la evaluación/registro de conformidad realizado por Intertek?

La notificación eCosma no reemplaza el proceso de evaluación de conformidad de Intertek (inspección, ensayo, registro) para la emisión del CoC.

Si el exportador/fabricante tiene varios distribuidores para un mismo producto, ¿necesita realizar la notificación para cada distribuidor?

Cada distribuidor/importador autorizado (que tiene la carta de autorización del fabricante) debería notificar los productos cosméticos bajo su nombre de empresa.

En caso de que el exportador/fabricante cambia su distribuidor, ¿el nuevo distribuidor necesita notificar y aportar nuevamente toda la información del producto en el sistema eCosma?

En caso de que el exportador/fabricante cambie de distribuidor, el nuevo distribuidor necesita notificar a eCosma la información del producto, independientemente de que éste haya sido notificado o no por el distribuidor anterior.

¿Cómo se visualiza el número de notificación?

El número de notificación tiene formato alfanumérico. Ejemplo: 2015-COS-XXXXXXX-N-XXXXX

¿Es necesario aportar a Intertek en número de notificación cuando se solicita la certificación de los envíos de productos cosméticos?

Sí. Desde septiembre de 2015 el número de notificación es obligatorio a la hora de solicitar la certificación de envíos de productos cosméticos que están sujetos a la notificación eCosma de acuerdo con el plan de implementación de notificación.

Para obtener más información sobre los nuevos requisitos de la SFDA, por favor consulte la última versión del documento “Cosmetic Products Clearance Requirements from Customs Ports” de la SFDA, disponible en el siguiente enlace.

¿Es Intertek responsable de verificar la precisión del número de notificación?

Es responsabilidad del exportador/importador de declarar correctamente este número en la solicitud de certificación. Sin embargo, Intertek se reserva el derecho a verificar la precisión del número con la SFDA en algunos casos.

¿Hay algún certificado emitido por la SFDA para números de notificación?

No, los números de notificación aparecen de forma online bajo la cuenta de los importadores/distribuidores. Los números de notificación pueden ser provistos a Intertek en un documento Excel/Word, o a través de un pantallazo de los números en el sistema eCosma.

¿Los productos cosméticos de venta en aviones o en duty free están sujetos a eCosma, teniendo en cuenta que no son comercializados en el mercado saudí?

Sí, todos los productos cosméticos deben ser notificados en eCosma.

¿Los productos cosméticos suministrados a hoteles (como comodidades del hotel) están sujetos a la notificación eCosma?

Sí, todos los productos cosméticos deben ser notificados en eCosma.

¿Cuál es la licencia de almacén?

Cada importador/distribuidor de productos cosméticos debería tener un almacén para guardar sus productos. Este almacén debe pasar por el proceso de licencia por la SFDA el cual es parte del proceso de notificación eCosma.

¿Cómo se visualiza la Licencia de Almacén?

El número de licencia está disponible en el certificado de licencia del almacén. Está en lengua árabe y tiene el siguiente formato: ٥٦٥٦٥-٥٥-٧٧ رقم الرخصة:  / Número de licencia: 56565-55-77.

La siguiente table muestra cómo decodificar los números indo-árabes en números árabes:

Indo-Arabic Number Translation

¿Es la licencia de almacén obligatoria?

A partir de enero de 216, la licencia de almacén es un requisito obligatorio.

En aquellos productos con variaciones de color o fragancia, ¿es obligatorio notificar cada variante de forma separada?

No, una notificación es suficiente para cubrir todas las variaciones de color/fragancia para un producto cosmético particular.

¿Cómo Intertek puede ayudar a exportadores/importadores en el proceso de notificación eCosma para productos cosméticos?

Intertek puede ayudar a exportadores/importadores a conseguir la notificación eCosma a través de:

  1. Aportando información a los exportadores/importadores respecto al proceso eCosma.
  2. Iniciando el proceso de notificación en nombre de los exportadores/importadores. Para este propósito, los exportadores/importadores deben contactar con la oficina de Intertek de su país o con el Centro de Expertos Técnicos en Cosméticos de Intertek y proporcionar una sub-cuenta creada en eCosma con el fin de que un usuario de Intertek, junto con una carta de autorización a Intertek, pueda proceder con el proceso eCosma en nombre de los exportadores/importadores. Pueden ser solicitados los documentos adicionales e información del fabricante.

¿Es obligatorio notificar diferentes tamaños/volúmenes de un mismo producto?

Cuando un producto está disponible en varios tamaños/volúmenes (ejemplo: 30 ml + 50 ml + probador), la SFDA es flexible a la hora de catalogar un tamaño/volumen del producto representando otros tamaños/volúmenes del mismo producto. La modificación en el sistema está en progreso para permitir añadir múltiples tamaños/volúmenes en una misma solicitud en vez de tener que solicitarlo se varias solicitudes para diferentes tamaños/volúmenes.

Por tanto, los clientes actuales deben catalogar un tamaño/volumen siempre y cuando la única diferencia en el producto sea el tamaño/volumen y todo el resto de parámetros permanezcan igual. Se pueden añadir de forma progresiva otros tamaños/volúmenes al tamaño/volumen catalogado previamente una vez que se ha realizado la modificación en el sistema eCosma.

¿Es aceptable declarar en el sistema eCosma el/los ingrediente/s en términos de rango de concentración?

Los datos de los ingredientes deben ser introducidos en el sistema eCosma en porcentajes de concentración específicos y no en forma de rango. Además, todos los ingredientes deben ser introducidos en el sistema. Todos los ingredientes no restringidos pueden ser introducidos en porcentajes de concentración aproximados considerando que los ingredientes restringidos deben ser introducidos en sus porcentajes de concentración exactos.

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